廣義上的會(huì)展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場(chǎng)的租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。會(huì)展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。參展商是展覽會(huì)的主體，主辦單位的收益主要來(lái)自企業(yè)支付的參展費(fèi)用。因此，主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的，參展商希望支付了展位費(fèi)能夠從主辦方那里獲得更多的服務(wù)。
按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范首先，主辦單位要樹(shù)立服務(wù)觀念，按照市場(chǎng)化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來(lái)進(jìn)行服務(wù)運(yùn)作。國(guó)外會(huì)展發(fā)達(dá)的國(guó)家都有一套成熟的會(huì)展服務(wù)運(yùn)作模式，而我國(guó)展覽業(yè)起步較晚，很多展覽會(huì)都具有較濃的行政主導(dǎo)色彩，主辦單位在客戶面前，往往是居高臨下的指揮者，而不是服務(wù)者。開(kāi)幕式一結(jié)束，展覽會(huì)就宣告成功，主辦單位的人員便無(wú)影無(wú)蹤，在國(guó)外這種現(xiàn)象決不會(huì)出現(xiàn)，主辦單位是以服務(wù)客戶的形象出現(xiàn)的，特別是客戶服務(wù)中心可以幫助參展商、采購(gòu)商解決具體各種問(wèn)題包括投訴。只要是參展商、采購(gòu)商需要的，主辦單位就應(yīng)該想到做到，只有通過(guò)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)形成一個(gè)固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的時(shí)代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。
其次，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)內(nèi)很多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了展覽服務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，如在全國(guó)率先獲得ISO9000國(guó)際質(zhì)量體認(rèn)證的深圳高交會(huì)展覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包括展覽業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、展覽工程、展場(chǎng)租賃、會(huì)展物業(yè)管理等較為完善的會(huì)展服務(wù)體系。在展覽實(shí)踐中嚴(yán)格按照規(guī)范的流程進(jìn)行運(yùn)作，為高交會(huì)、家具展、中國(guó)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)展等大型展
覽會(huì)提供了一流、高效的會(huì)展服務(wù)。此外，上海、大連、廈門等城市的會(huì)展中心也都相應(yīng)地建立了各具特色的服務(wù)運(yùn)作模式。
精心制作會(huì)展服務(wù)手冊(cè)在組展過(guò)程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質(zhì)的會(huì)展服務(wù)手冊(cè)。這本服務(wù)手冊(cè)制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊(cè)的讀者當(dāng)作會(huì)展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問(wèn)題和解決方案都要寫(xiě)進(jìn)去。另一方面，及時(shí)和大會(huì)主辦方溝通，了解本屆展覽會(huì)服務(wù)的新變化。最后，你的會(huì)展服務(wù)手冊(cè)應(yīng)該具有查詢方面的功能，可讀性強(qiáng)。這樣既具完整性又具易查性的會(huì)展手冊(cè)，可以節(jié)省會(huì)展工作人員和參展商的時(shí)間，減少摩擦。
會(huì)展服務(wù)手冊(cè)主要包括以下幾個(gè)方面：展覽內(nèi)容方面，包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場(chǎng)館的名稱；展覽日期，包括進(jìn)場(chǎng)、出場(chǎng)日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說(shuō)展覽的內(nèi)容等。訂購(gòu)單方面：包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租借、裝潢和地毯、運(yùn)輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等。其他相關(guān)服務(wù)方面：包括邀請(qǐng)函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽(tīng)設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場(chǎng)展示或接待等。 提供服務(wù)要以人為本會(huì)展服務(wù)也要體現(xiàn)重實(shí)效和“以人為本”的思想。比如，展覽會(huì)的布局完全以展品大類來(lái)劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會(huì)展服務(wù)手冊(cè)或參觀指南；展場(chǎng)內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場(chǎng)所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無(wú)微不至的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會(huì)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。
最后還需說(shuō)明的是，會(huì)展服務(wù)與國(guó)際接軌并不是說(shuō)要把國(guó)外會(huì)展服務(wù)模式全盤搬進(jìn)來(lái)。我們?cè)趯W(xué)習(xí)取經(jīng)的同時(shí)，也應(yīng)該注重推陳出新，開(kāi)發(fā)出具有自身特色的服務(wù)模式。所以，一個(gè)成功的會(huì)展就應(yīng)該把優(yōu)質(zhì)服務(wù)放在第一重要的位置。 |
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