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為了加強(qiáng)對公司存貨的控制,提高公司的基礎(chǔ)管理水平,進(jìn)一步規(guī)范物料的進(jìn)銷存,保管和控制程序,維護(hù)公司資產(chǎn)的完全完整,加速資金周轉(zhuǎn),特制定本制度,具體如下:
一,物料的驗(yàn)收入庫:
1.材料到達(dá)公司后,倉管員根據(jù)公司的采購訂單,核對材料的編碼,名稱,規(guī)格是否一致.特別是對材料的編碼進(jìn)行核對,看是否與倉庫現(xiàn)有物料的編碼是否一致,如果存在同一種物料有多種編碼的話,要上報(bào)其主管進(jìn)行修正.
2.材料須經(jīng)過使用部門或請購人員及檢驗(yàn)人員對質(zhì)量檢驗(yàn)合格后,方可辦理入庫手續(xù).
3.對于需要地磅過稱的物料,要經(jīng)過財(cái)務(wù),倉庫,.供應(yīng)商三方一起過磅確認(rèn)后,才能夠辦理確認(rèn)入庫的數(shù)量.
4.采購的材料,經(jīng)檢驗(yàn)合格后,要及時辦理采購入庫手續(xù),當(dāng)天采購到達(dá)公司的物料,原則上要當(dāng)天要辦理完采購入庫手續(xù),如果有特殊原因,應(yīng)在次日上午辦理完畢.采購入庫單上要有倉庫,品檢和供應(yīng)商的簽名.
5.供應(yīng)商贈送的物料,也要辦理入庫.可在ERP中制作其他入庫單.
6.由于生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的材料,倉管員要到現(xiàn)場核對驗(yàn)收.
二,物料的保管
1.材料驗(yàn)收入庫后,需按不同的類別,特點(diǎn)和用途進(jìn)行分類存放,對于同一種材料原則上要放在一起,但如果空間不夠時,要在標(biāo)簽上注明此種物料還有的所存放在什么位置,但存放位置不能超過兩個.
2.物料存放后,要在相應(yīng)的物料上或其旁邊的貨架上貼物料標(biāo)簽,標(biāo)簽上要注明物料的編碼,名稱,規(guī)格及其他必要的相關(guān)信息.
3.所有物料存放時,要排列整齊,數(shù)量多時,要打包存放.如:1000個一箱,100個一袋等.然后擺放所余的零頭.
4.倉管員對定期不定期對所保管的物料進(jìn)行清掃,確保所存放的物料清潔.
三,物料的發(fā)放:
1.倉管員憑領(lǐng)料人的領(lǐng)料單如實(shí)領(lǐng)發(fā),原則上要求所有的物料發(fā)出都要有相應(yīng)的ERP領(lǐng)料單,并有領(lǐng)料人,及領(lǐng)料人主管簽名方可發(fā)料.如果急需發(fā)料,或其他原因,可先用手工的單據(jù)發(fā)料,并要求有領(lǐng)料人及其主管人簽名才可以,并要求領(lǐng)料人事后要補(bǔ)相應(yīng)的ERP領(lǐng)料單,同時再要求在ERP領(lǐng)料單上補(bǔ)簽名字.且要求手工單據(jù)更換ERP單據(jù)的時間不能超過兩個工作日.
2.倉管員發(fā)料時,要核對庫存的物料與ERP領(lǐng)料單上的物料編碼是否一致,如果不一樣時,要及時上報(bào)其主管進(jìn)行修正.確保發(fā)料與實(shí)物的名稱,編碼都一樣,
3.若沒有領(lǐng)料單,或者領(lǐng)料單上面簽字不清或被涂改的,以及沒有相應(yīng)領(lǐng)料人主管簽名的,倉管員有權(quán)拒絕發(fā)料.
4.任何人不辦理領(lǐng)料手續(xù)不得以任何名義從倉庫內(nèi)拿走物料,不得在貨架上亂翻亂動.
5.生產(chǎn)部門領(lǐng)料時,應(yīng)在ERP中開材料出庫單.其他部門領(lǐng)料時,應(yīng)在ERP中開其他出庫單,并在部門中填寫相關(guān)部門.備注里面注明該部門領(lǐng)用此材料的用途.
四,物料的退倉:
1.由于生產(chǎn)計(jì)劃的更改引起領(lǐng)用的物料剩余時,應(yīng)及時辦理退庫并辦理退庫手續(xù),在ERP中開其他入庫單,注明退倉的訂單號,并在備注里注明退庫的原因.
2.如果是由于生產(chǎn)當(dāng)中產(chǎn)生的廢品或者次品,也應(yīng)及時辦理退庫.并且此類物品應(yīng)另外存放,并注明.在ERP中開其他入庫單,并在備注里注明退庫的原因.
五.倉庫的記帳:
1.倉庫記帳的基本原則就是:只要發(fā)生物料進(jìn)入倉庫時,都要辦理相應(yīng)的入庫手續(xù),并記入倉庫數(shù)量明細(xì)帳的借方(入庫);同時,只要物料發(fā)出倉庫時,也應(yīng)要辦理相應(yīng)的出庫手續(xù),并記入倉庫數(shù)量明細(xì)帳的貸方(發(fā)出).確保帳證相符,帳實(shí)相符.
2.倉庫的記帳也要具有連續(xù)性:也就是說倉庫帳本上面的每次的結(jié)存數(shù)=上次的期末數(shù)+本期入庫數(shù)-期末結(jié)存數(shù).如果需要盤點(diǎn)時調(diào)整,也應(yīng)辦理盤點(diǎn)調(diào)整手續(xù).登記在倉庫的帳本上面.
3.倉庫的帳本不能隨便涂改,如果發(fā)生記錯數(shù)字時,應(yīng)劃線更改,并簽名確認(rèn);
4.倉管員要根據(jù)有關(guān)的入庫單和領(lǐng)料單記帳,嚴(yán)禁私自亂記帳
5.倉庫的帳本上不允許出現(xiàn)負(fù)數(shù).
六.倉庫單據(jù)的設(shè)立及保管:.
倉庫的單據(jù)都是原始單據(jù),非常重要,為了便于查找,整理和保管,現(xiàn)要求如下:
1..采購入庫單與調(diào)拔入庫單,其他入庫單,其他出庫單全部用ERP單打印出來,如:交給財(cái)務(wù)固定為黃聯(lián)
2.生產(chǎn)領(lǐng)料由于數(shù)量多,可以合并打印,要求倉庫全部用手工制作生產(chǎn)領(lǐng)料單,同時要有相應(yīng)的項(xiàng)目:倉庫,訂單號,材料編碼,材料名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,單位,領(lǐng)料的部門,日期,還要有單號(要求單號要有連續(xù)性),要求的紙張統(tǒng)一為四聯(lián)二等紙,分給每個部門的一聯(lián)都應(yīng)固定的,如交給財(cái)務(wù)的為黃聯(lián).
3.倉管員應(yīng)對入庫單及領(lǐng)料單按單號進(jìn)行排序整理,少單或者單據(jù)手續(xù)不齊全,倉管員要負(fù)責(zé).同時倉庫主管及財(cái)務(wù)成本核算員應(yīng)定期不定期的進(jìn)行抽查.
七.倉庫的盤點(diǎn):
1.倉管員應(yīng)對所保管的物料進(jìn)行日常盤點(diǎn),查核帳面與實(shí)物的數(shù)量是否有差異,并查找差異原因.
2.財(cái)務(wù)會定期不定期對倉庫進(jìn)行盤點(diǎn),要求倉管員要進(jìn)行全力配合.盤點(diǎn)時,有所在倉的倉管員,倉務(wù)員,收發(fā)員及盤點(diǎn)人員進(jìn)行一起抽盤,在盤點(diǎn)時,倉管員當(dāng)時應(yīng)對盤點(diǎn)的數(shù)量進(jìn)行確認(rèn),盤點(diǎn)完后,可以允許盤點(diǎn)誤差范圍為5%誤差范圍內(nèi)的物料盤點(diǎn)數(shù)量可以進(jìn)行復(fù)盤更改確認(rèn),超過此誤差比例視同為盤點(diǎn)錯誤.財(cái)務(wù)會在盤點(diǎn)分析報(bào)告里注明,同時追究盤點(diǎn)人的責(zé)任!
3.盤點(diǎn)數(shù)量誤差的規(guī)定:單價在1.00元以下的物料,誤差率為:1%,單價在1.00-5.00元之間的物料,誤差率為:0.1%,5.00元以上的不存在誤差率
4.盤點(diǎn)完后,如果存在盤盈及盤虧的情況,財(cái)務(wù)成本核算員要統(tǒng)計(jì)出來,然后由倉管員簽名,倉庫負(fù)責(zé)任人簽名.然后交公司領(lǐng)導(dǎo)處理盤點(diǎn)結(jié)果,最后,倉庫可根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的結(jié)果進(jìn)行帳目調(diào)整.
八,倉管員的招聘與辭工手續(xù)的辦理:
1.所有招聘的倉庫員經(jīng)過倉庫負(fù)責(zé)人面試后,決定是否復(fù)試.然后復(fù)試的人員要由財(cái)務(wù)成本主管進(jìn)行有關(guān)的復(fù)試:對其數(shù)字敏感程度,職業(yè)道德,記帳的基本知識等向人力資源部提出相關(guān)意見.
2.倉管員提出辭工申請時,倉庫主管應(yīng)核對其所管轄的物料的實(shí)物數(shù)與盤點(diǎn)數(shù)是否一致,打印出盤點(diǎn)單,并對其所保管的帳本與原始單據(jù)進(jìn)行查看,倉管員辭工時應(yīng)辦理交接,然后倉庫負(fù)責(zé)人在辭工手續(xù)上簽名.成本主管應(yīng)對所提供的資料進(jìn)行審核簽名.最后交人力資源部進(jìn)行審批.
九.對倉庫工作的監(jiān)督和評估:
對倉庫工作的開展,其他相關(guān)部門可以提出合理化的建議和相關(guān)要求.特別是財(cái)務(wù)部門會對倉庫的物料,以及帳目等要進(jìn)行審查.同時要求其他部門一起來對每個倉庫進(jìn)行評估.具體評估的對象如下:
1.倉庫物料擺放是否整齊,是否歸類存放,物料是否潔凈
2.相關(guān)標(biāo)識是否準(zhǔn)確
3.盤點(diǎn)數(shù)量與帳面數(shù)量的準(zhǔn)確程度
4.倉管員的配合程度.
5.相關(guān)單據(jù)保存是否完整及手續(xù)是否符合要求
可由倉庫主管,成本主管,人事主管,倉管員(互評)對每個倉庫進(jìn)行評分考核,上述5個項(xiàng)目,每個項(xiàng)目為20分,滿分100分.然后匯總考核結(jié)果交人力資源部和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱和進(jìn)行相關(guān)的獎懲.剛開如可半月一次進(jìn)行評估,以后根據(jù)倉庫的具體情況,進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整.
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